L’importance de faire un bilan après un événement

Lors de l’organisation d’événements, beaucoup de temps et d’énergie sont investis dans la conception et la planification. Toutefois, beaucoup oublient qu’une fois l’événement terminé, il est nécessaire de prendre le temps de faire le bilan. En effet, la phase de clôture est très importante. La rédaction d’un bilan se présente comme un outil d’évaluation qui possède plusieurs avantages. Parmi ceux-ci se trouve l’identification des bons et des mauvais coups.

Pourquoi faire un bilan?

La rétroaction permet l’obtention de plusieurs informations cruciales pour le gestionnaire événementiel. Quelle que soit la fréquence de l’événement, ce retour est une source d’information importante qui permet d’évaluer si les objectifs ont été atteints.

Le bilan permet aussi d’analyser la stratégie utilisée et d’en mesurer son efficacité. L’objectif du bilan est de déterminer quelles sont les améliorations possibles. Plus précisément, voici des pistes d’éléments à examiner:

• La qualité des produits et des services rendus;
• Les commentaires du personnel, des fournisseurs et des participants;
• La pertinence des outils et des techniques utilisés;
• La performance des intervenants;
• Le rayonnement de votre événement;
• La rentabilité

Toutefois, il n’existe aucune limite sur ce que vous pouvez inclure dans votre évaluation. Voyez ce bilan comme un aide-mémoire qui vous permettra d’être plus efficace lors de votre prochain événement.

Que pouvez-vous inclure dans un bilan? 

Les bons coups

Prenez le temps d’analyser l’atteinte de vos objectifs, celle de vos partenaires et de vos commanditaires. Également, vous pouvez évaluer la performance des intervenants, les réalisations de l’événement, les opportunités saisies, etc. Si vous avez su trouver une solution à un problème, n’oubliez pas de le souligner. Les mesures de gestion de risques qui ont été prises doivent être incluses dans votre rapport.

Les mauvais coups

Il arrive régulièrement en événementiel que tout ne se passe pas comme prévu. En effet, les événements apportent leur lot de risques et d’imprévus. Toutefois, il est important de ne pas considérer ce qui s’est moins bien passé comme un échec, mais comme une opportunité d’amélioration. En étant transparent, vous serez en mesure d’identifier les causes et de réduire les risques que cela se reproduise. Vous pouvez discuter avec vos employés intervenants afin d’obtenir leurs points de vue.

En somme, il est important de couvrir le plus d’aspects possible afin d’évaluer l’événement dans sa globalité.

Un bilan pour tous!

De façon générale, la rédaction d’un bilan est recommandée afin d’aider votre organisation à s’évaluer à l’interne. Toutefois, il existe également les bilans externes dédiés aux commanditaires, partenaires et subventionnaires. Vous pourrez ainsi mesurer et savoir si les obligations contractuelles ont été atteintes. En fin de compte, il permet de bien développer vos relations d’affaires et de déterminer si l’événement a été profitable pour l’ensemble des parties. C’est aussi le moment idéal pour se pencher sur le renouvellement d’une entente avec vos partenaires!