Les détails qui font une différence lors d’un événement

Que votre événement soit une réception, un 5 à 7 ou une journée de formation, il est nécessaire de vous assurer que vos invités soient à l’aise. Les détails jouent un rôle clé, particulièrement dans l’industrie de l’événementiel. Voici des éléments importants à considérer qui pourraient bonifier l’expérience de vos participants.

Votre traiteur

Un service de nourriture gagnera le cœur de plusieurs. Selon le type d’événement organisé, prévoyez des bouchées, des collations et des boissons qui pourront plaire à tous. Une petite attention fera toute la différence! Il est également important de considérer les allergies et les intolérances alimentaires possibles. Pour ce faire, il est toujours intéressant de prévoir plusieurs options si vous en avez le budget. Sinon, n’ayez pas peur de faire un choix plus simple qui saura plaire à un maximum de participants.

Nos traiteurs seront présents pour vous guider dans le choix de votre menu afin de trouver ce qui pourra correspondre le mieux à votre événement.

• Fairmont Château Frontenac
• George V service de banquets et traiteur de l’Hôtel Château Laurier Québec

L’ambiance musicale

La musique se présente comme une excellente façon de rendre votre événement chaleureux et convivial. Elle permet également de faciliter les discussions entre les convives et d’égayer la soirée. Il ne faut toutefois pas négliger l’impact de l’acoustique. Plus il y aura de bruit dans la salle, plus les gens parleront fort. Ainsi, il est recommandé de ne pas dépasser 70 décibels en ce qui concerne le niveau sonore de la musique. Après tout, vos participants voudront assurément discuter.

Le décor

Lors de l’arrivée des participants, ils prendront un moment pour admirer le décor de la salle si celui-ci est réussi. Que ce soit les décorations murales, les centres de table ou même les marques-places, ces ornements sauront attirer l’attention de vos convives. En effet, ils apprécieront la délicatesse et la créativité des éléments décoratifs. L’originalité est souvent récompensée.

L’éclairage

Un bon éclairage est primordial pour le bien-être et la sécurité de vos invités. Assurez-vous d’éclairer la salle suffisamment pour que les participants soient en mesure de se déplacer aisément.

Pour l’ambiance, les lumières chaudes créent une atmosphère de détente propice à la consommation. Cela rend le lieu plus accueillant. Les lumières froides quant à elles, peuvent être utilisées lorsque l’on veut créer une ambiance fantaisiste, mystérieuse ou intime.

Par ailleurs, faites affaire avec un photographe si vous désirez immortaliser votre soirée et discutez avec celui-ci de l’éclairage qui a été choisi. Il pourra alors apporter le matériel approprié lors de l’événement. Cela l’aidera grandement à faire son travail d’une manière plus efficace et vous offrira des photos de meilleure qualité.

Le Manège militaire Voltigeurs de Québec a un partenaire qui pourra vous aider avec tous vos besoins techniques. Renseignez-vous auprès de notre équipe pour plus de détails.

Le dégagement entre les tables

Peu importe l’espace où votre événement a lieu, vous devez vous assurer que la disposition de la salle permet des déplacements aisés. Priorisez des espaces vastes à l’entrée et aux endroits où il y a de la circulation. Il est recommandé de laisser un dégagement d’environ 50 cm entre les tables et les chaises. Essayez de trouver un équilibre. Cette configuration sera plus commode pour vos convives, mais aussi pour les employés et pour les serveurs sur place.

La température de la pièce

La température de la pièce peut paraître comme étant un détail minime, mais personne ne souhaite avoir trop chaud ou trop froid. Considérez la saison en cours et les prévisions météorologiques puisqu’elles guideront les participants dans le choix de leurs tenues. La température, l’humidité de l’air, le renouvellement de l’air ainsi que la température des surfaces sont d’autres facteurs à considérer dans votre salle. Généralement, la température idéale est de 18^o C. Cela peut paraître frais, mais n’oubliez pas que la salle sera remplie de participants qui dégagent de la chaleur.

La qualité du service

Le service est essentiel. C’est l’un des aspects majeurs dont vos invités se souviendront. La communication est un facteur d’importance. Toutefois, il arrive que dans l’action, certaines informations puissent ne pas se transmettre à tous les membres de l’équipe. Une rencontre au préalable est un moyen efficace de transmettre vos attentes aux membres de l’équipe. Que ce soit à propos de l’approche à utiliser auprès des participants, les délais ou les éléments à surveiller, il est fondamental que tout le monde ait des directives cohérentes. Ce conseil est particulièrement vrai si vous faites affaire avec des gens contractuels ou des bénévoles.

Bien entendu, cette liste de détails non négligeables n’est pas exhaustive. Chaque événement, entreprise et public cible ont des besoins particuliers auxquels vous devrez vous adapter. Au cours de votre processus de planification, prenez en note tous les éléments qui vous semblent anodins. Ainsi, vous serez en mesure de ne rien oublier!